Mitarbeiter für kaufmännische Auftragsabwicklung (m/w/d)

Diese Aufgaben warten auf dich

• Du übernimmst unsere Aufträge nach der Übergabe durch den Vertrieb und sorgst dafür, dass diese kaufmännisch vollständig und korrekt in unserem System erfasst werden. Von diesem Zeitpunkt an behältst du den Auftrag im Blick und begleitest ihn bis zum Projektabschluss. Dabei bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Vertrieb, unseren Fachabteilungen und der Faktura und sorgst dafür, dass offene Punkte geklärt werden und nichts liegen bleibt.
• Du übernimmst die vom Vertrieb abgeschlossenen Kundenaufträge und sorgst für eine vollständige und korrekte Erfassung in unserem System.
• Du erstellst und versendest Auftragsbestätigungen und stellst sicher, dass alle notwendigen kaufmännischen Informationen vorhanden sind.
• Du kontrollierst und klärst Zahlungsbedingungen, Rechnungsanschriften, Vertragsbedingungen, sowie weitere relevante Kunden- und Auftragsdaten.
• Du pflegst Änderungen und Nachträge während der Projektlaufzeit ein und hältst unsere Auftragsdaten laufend aktuell.
• Du behältst bestehende Aufträge aktiv im Blick und erkennst selbstständig, wann ein Projekt für die Fakturierung vorbereitet werden kann.
• Du vergleichst den ursprünglichen Auftragsumfang mit dem tatsächlichen Projektabschluss und erkennst Mehrungen, Minderungen und sonstige kaufmännische Abweichungen.
• Gemeinsam mit Vertrieb und den zuständigen Fachabteilungen klärst du diese Abweichungen und sorgst für eine saubere kaufmännische Grundlage für die Abrechnung.
• Du bereitest abgeschlossene Aufträge vollständig und nachvollziehbar für die Fakturierung vor.
• Die laufende Verwaltung und Pflege unserer Kundenstammdaten gehört ebenfalls zu deinem Verantwortungsbereich.

Was du mitbringen solltest

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Bürokauffrau/-mann, HAK, HAS oder eine vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, kaufmännischen Sachbearbeitung, Fakturierung oder Projektadministration ist von Vorteil
• Gutes kaufmännisches Verständnis und ein sicherer Umgang mit Zahlen
• Eine genaue, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, offene Themen selbstständig nachzuverfolgen
• Freude an der Zusammenarbeit mit Vertrieb, Fachabteilungen und Faktura
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit ERP-, oder Auftragsprogrammen
• Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, kaufmännische Unklarheiten freundlich, aber konsequent zu klären